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Planilla Electrónica

Preguntas Frecuentes

Pregunta Respuesta
¿Cómo me adhiero al sistema de planilla electrónica?

Desde el momento de su inscripción, el patrono automáticamente deberá presentar sus planillas en forma electrónica, para lo cual al momento de su notificación de inscripción patronal se le entregarán las credeciales de acesso a los servicios electrónicos del IGSS.
¿Qué constancia tiene el patrono al realizar el pago de la planilla de Seguridad Social de forma electrónica?

El patrono tiene varias formas de corroborar que el pago electrónico se ha hecho: 

  • El patrono, a través de la página de servicios electrónicos, puede verificar el estado de sus planillas, el cual luego de 4 a 5 días hábiles podrá visualizar en el estado «PAGADA TOTALMENTE».
  • Inmediatamente después de realizar el pago en la banca virtual, el patrono tiene la opción de imprimir una constancia de pago que se emite en esa banca. 
  • El patrono recibe un correo electrónico de soporte del IGSS (soporteplanilla@igssgt.org) donde se indica que el pago fue realizado. 
¿Cuándo será obligatorio el pago de la planilla de Seguridad Social de forma electrónica?

La obligatoridad es a partir de julio 2015, cuando tomó vigencia el Acuerdo 2/2014 de Gerencia del IGSS, firmado el 10 de marzo de 2014.
¿Cómo se realizan los trámites en el IRTRA con el esquema de planilla electrónica?
 El trámite correspondiente a realizar es competencia del IRTRA como tal.
La empresa mensualmente presenta dos planillas de Seguridad Social, una confidencial y otra general. ¿Al estar operando en planilla electrónica se podrá seguir presentando las dos planillas?
  • El sistema de planilla electrónica elimina la generación de varias planillas, ya que se genera una sola planilla electrónica y un solo recibo por número patronal, por lo tanto no es factible enviar diferentes planillas, sino únicamente una general con la información de todos los trabajadores de la empresa. 
  • Es importante adicionar que en planilla electrónica se manejará la confidencialidad de forma general, pues el envío de la información es directamente al Portal de Servicios Electrónicos del IGSS, sin intermediarios.
  • Si el patrono que cuenta con contratos simplificados, como por ejemplo las constructoras, luego de solicitar al Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores dicho documento, deberán informar y entregarlo a la Unidad de Planilla Electrónica de la Dirección de Recaudación, para que en esa unidad le asigne filiales de contratos de trabajo, con usuario y contraseña, para cargar las planillas de Seguridad Social.
La empresa cuenta con empleados en diferentes departamentos de la República, por lo que se generaba una planilla por departamento. ¿En planilla electrónica se maneja de la misma forma?

En el sistema de planilla electrónica se genera una sola planilla y un solo recibo electrónico por número patronal, ya no varias como anteriormente se presentaban. Sin embargo, se distingue un esquema llamado «Centros», en el cual el patrono debe distinguir el departamento y dirección exacta de donde se encuentra la sucursal de la empresa. Asimismo, se distingue el esquema «Tipo de Planilla», este permite que dentro de la planilla electrónica se pueda agrupar a los trabajadores que tengan en común cuatro criterios: 

Departamento de la República: donde se encuentran laborando los trabajadores.

Tipo de trabajador: 

  • Trabajador con IVS: trabajador aportando la cuota de IVS. 
  • Trabajador sin IVS: trabajador jubilado por el IGSS. 
  • Actividad Económica: la que el patrono desarrolla con el grupo de empleados.

El objetivo de los tipos de planilla es poder definir el aporte exacto que debe hacer cada uno de los trabajadores.
Para generar el archivo de planilla se utilizará el software Plani-IGSS, pero contamos con un alto volumen de empleados, ¿hay alguna forma de no tener que digitar toda la información de los empleados?
 Además del software Plani-IGSS, se cuenta con el formato actual que se está utilizando, el sistema propio, el cual se trabaja a través de una hoja de Excel, que puede solicitar al correo soporteplanilla@igssgt.org en donde le serán brindados también los manuales de procedimientos que le ayudarán en este proceso.
¿Es necesario contar con el número de afiliación de todos los trabajadores para realizar el pago de Planilla Electrónica? Y si es así, cómo nos pueden ayudar en este proceso.

En planilla electrónica es indispensable que todos los trabajadores cuenten con un número de afiliación para que se puedan realizar los aportes electrónicos a quien corresponde. Para facilitar la obtención de este, el IGSS a través de los servicios electrónicos proporciona a los patronos tres formas de verificar y obtener todos los números de afiliación: 

  • Consulta de números de afiliación: herramienta que le ayudará a verificar los números de afiliación correctos y a consultar si los trabajadores tienen o no número de afiliación.
  • Consulta masiva de afiliados: es utilizada para verificar números de afiliación de un grupo de empleados. 
  • Inscripción en línea: una vez el patrono esté operando en planilla electrónica, tendrá la opción de realizar inscripción de trabajadores, donde automáticamente se obtendrá un formulario donde se despliega el número de afiliación asignado a la persona, el compromiso será que el trabajador tendrá 30 días hábiles para presentarse a la unidad de recarnetización para confirmar sus datos, de lo contrario el número se inactivará.
Deseo hacer el pago electrónico a través de la banca virtual, ahí me solicitan una firma electrónica, ¿cómo la obtengo?
 La planilla electrónica no es solo un proceso de pago sino también un proceso de presentación de la información de la planilla de Seguridad Social. Antes de hacer el pago a través de la banca virtual, el patrono debe realizar un proceso previo de generación y transmisión del archivo de planilla, es a través de los servicios electrónicos donde el patrono genera el recibo de pago donde figura la firma electrónica, antes de esto no puede obtener este dato.
¿El software Plani-IGSS puede trabajarse con diferentes usuarios y/o en red?
 El sofware Plani-IGSS, a pesar de que algunos patronos lo continúan utilizando, es un sistema que no reconoce los números de afiliación DPI.
 ¿Quién me da soporte en este proceso?
 Con el objetivo de brindar el seguimiento y soporte a las empresas existe la Mesa de Ayuda, puede comunicarse al teléfono: 2412-1111 y/o al PBX: 1522 opción 4.

 

Correos electrónicos: soporteplanilla@igssgt.org y soporte@igssgt.org.